Te dejamos un compilado de nuestras técnicas preferidísimas de organización del tiempo. La idea es que pruebes algunas y vayas adaptandolas a lo que mejor funciona para vos. No tenés que salir corriendo a implementar toda esta lista mañana, nadie podría! Pero si tomarlo lo que más te resuene, y de a poco, ir implementando los sistemas de gestión del tiempo que más organización y felicidad traigan a tu desorden diario! Con nuestra amada agenda happimess en mano, y estos consejos, es posible dominar la planificación!
Lo urgente vs. lo importante
Una de las fuentes de estrés que más incide en nuestra vida cotidiana es la continua toma de decisiones. La hiperconectividad aumentó la cantidad de información y por ende de opciones disponibles. Más decisiones y más complejas que nos dejan con “el cerebro frito”. Y en todo momento, la pregunta: ¿ahora con qué sigo
¿Te suena? Nos pasa a todos. Para jerarquizar nuestras tareas pendientes es ideal la Matriz Eisenhower. Básicamente, es una estrategia que te permite poner en práctica la siguiente cita que se atribuye al 34 presidente de los EE.UU., Dwight D. Eisenhower:
Tengo dos clases de problemas,
DWIGHT D. EISENHOWER
los urgentes y los importantes.
Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes.
La matriz es en verdad trabajo de Stephen Covey, autor de “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”, que lo estudió a Eisenhower porque aparentemente tenía una productividad nivel cohete espacial. Consiste en dividir tus pendientes en 4 cuadrantes:
- Urgente e importante: tareas para completar inmediatamente, que implican que un imprevisto pone en riesgo crítico la continuidad de un proceso importante.
- Importante y no urgente: tareas para programar para más adelante, objetivos de largo plazo que no tienen un plazo firme pero que es importante que se cumplan.
- Urgente y no importante: tareas para que alguien complete cuanto antes pero que vos podés delegar.
- No urgente y no importante: tareas que son una distracción y que se podrían eliminar. A veces son pendientes que implican una situación social.
Podés hacer esta matriz en las hojas de nota de tu agenda, en la pared de tu oficina con notas adhesivas y washi tape, o en tu computadora, lo importante es hacerla periódicamente para priorizar tus tareas. Es un gran punto de partida para la gestión de tu tiempo!
TimeBoxing
Procrastinar sucede hoy casi siempre en una pantalla, pues otras actividades (hacer ejercicio, charlar con una amiga) suelen elegirse como secundarias a nuestro deporte principal: scrollear. Y esto es porque procrastinar es elegir una actividad que brinde gratificación rápida y asegurada sobre una actividad cuya gratificación vendrá como una recompensa diferida.
Entonces, ¿cómo encontrar un ritmo ideal de trabajo sin tanta procastinación?
Te proponemos usar un concepto sencillo llamado Timeboxing (o burbujas de tiempo). Consiste en adjudicar una cantidad de tiempo precisa a una tarea. A la Masterchef: tenés 40 minutos para cocinar el plato. Al final de ese lapso, tenés que entregar lo que tengas.
Se trata de trabajar con límites autoimpuestos. Y hay técnicas que funcionan en forma complementaria:
– Técnica Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 min de pausa
– Técnica de Ritmos ultradianos: 90 minutos de trabajo y 30 min de pausa
La Ley de Parkinson, que dice que el tiempo que tengas para realizar una tarea es el tiempo total que te llevará concretarla. Sean 5 minutos o 5 años. Una idea muy poderosa. Básicamente, si nos damos espacio, vamos a elegir ocuparlo todo.
El timeboxing busca definir de antemano el tamaño de esos espacios temporales. Entonces, pasos a dar:
Listar objetivos de la forma más concreta posible (idealmente una tarea por objetivo)
Identificar cuánto tiempo podría tomarte alcanzar cada objetivo en ciclos de 25 o 90 minutos. Esta es la idea más fuerte de esta técnica, asignar un tiempo preestablecido a cada tarea de mi lista.
Poner una fecha de entrega o deadline acorde (aunque no se lo tengas que entregar a nadie).
¿Dónde?
– En tu agenda, obviamente. Ohhh el placer de ponerle tick a una tarea completada. Y si le sumamos color coding, visualmente se convierte en un lugar feliz y motivador!
– En tu calendario digital, podés programarte alarmas (aunque tiene el lado negativo de que nos interrumpe con sus notificaciones)
– En una aplicación de gestión de tareas, hay varias para elegir, nuestra favorita es Click Up, también podés probar Asana, Trello, o Notion.
¡Las pausas son muy importantes!
Respetá el break. Andá a buscarte un vaso de agua, llamá a alguien querido, aprovechá para reservar un chequeo médico o para comprar palta en la verdulería de la cuadra.
Toda la atención en una sola tarea
Sin distracciones, sin interrupciones. Dale tu 100%. Parece obvio pero no es tan fácil. Si te cuesta, empezá con bloques de 15 minutos. 90 minutos de atención plena son nivel Buda.
¿Qué tengo que hacer hoy para sentirme feliz con lo que logré al final del día?
Antes de atacar el primer ítem de la lista hacete esta pregunta. Y verificá si es realmente el primer objetivo para vos.
¿Y cuándo me meto en Whatsapp / Instagram / Pinterest / Twitter?
Esta respuesta es muy personal y depende de qué es lo que estás buscando en esa plataforma. Si tu actividad está vinculada a tu trabajo, ponele un “timebox” a tu scrolleo (y ahí sí: tener una alarma en el teléfono tiene todo el sentido).
Si tu actividad es netamente recreativa (entrás para divertirte o distraerte), quizás quieras preguntarte de antemano cuánto tiempo querés destinar a ese consumo y setear también una alarma. Así también tenés tiempo en el día para ponerte al día con ese libro o serie que te tiene enganchade.
Traducí el timeblocking a tu agenda
Nuestro cerebro adora la previsibilidad, por lo que tener hábitos es una estrategia muy favorable para la disminución del estrés. Con la ayuda de tu agenda happimess y el time blocking, podés crear tu propia estructura, diseñando el día por bloques de actividad que se repiten en forma consistente.
Esta estrategia te permite además sacar provecho de tu ritmo ultradiano: hay momentos en los que naturalmente tu cuerpo está más inclinado a la concentración —ideal para el trabajo creativo o analítico— y otros en los que descansa su atención. Como todo músculo, para volver a contraerse, necesita relajarse. La regla general es que los ciclos de atención duran 90 a 120 minutos: al comienzo experimentamos el pico de energía, hacia el final esa energía se dispersa y necesitamos descansar en un periodo de inactividad. Esto no quiere decir que no puedas seguir en tu tarea, sino que tendrás menos energía mental disponible.
Cuando conocés tu ritmo, es más fácil ir “a favor de la corriente”. Por supuesto, si bien hay una respuesta media a la que refieren las investigaciones, siempre es necesario hacer una evaluación personal —el clásico “prueba y error”— para descubrir qué te funciona mejor a vos y cuáles de tus actividades se vinculan mejor con cada momento.
Podés pensar en bloques de 45 minutos para trabajo creativo y otros 45 minutos para un trabajo operativo, 45 minutos para resolver problemas y 45 para reunir información, 45 minutos para una reunión en la que querés prestar atención y 45 minutos para una reunión social o una actividad recreativa (comer, deporte, etc).
Todas las semanas, consistentemente, designas los mismos bloques al mismo tipo de tarea o actividad. De esta forma, cuando armes tu lista tareas pendientes, vas a tener preestablecidos los bloques de tiempo que podés asignarle a cada tipo de tarea.
Color Coding
Una vez que diseñaste tus propios bloques de tiempo, usá colores para diferenciarlos y empezá a agendar tus tareas y citas de acuerdo a esta planificación. Mantené esa estructura consistente semana a semana para crear hábitos en los que encontrarte “naturalmente” con todas tus actividades. Tu mente te lo va a agradecer.
La codificación por color nos facilita la recordación de cada tarea y habilidad que vamos a encarar, y nos ayuda a regular nuestra mente en la dirección adecuada. Cuando sabemos que amarillo significa creatividad, naranja reunión, y verde descanso, por ejemplo, fácilmente identificamos que necesitamos hacer.
También ayuda visualmente a ver si estamos dedicando el tiempo suficiente a cada tipo de tarea, y al descanso, ayudándonos a tender hacia mayor equilibrio y bienestar.
Planificá decisiones recurrentes
Para disminuir el estrés por la toma continua de decisiones existe una estrategia fabulosa: abusar de la simplificación y la planificación por anticipado. Un ejemplo memorable de esta técnica es el mismísimo Steve Jobs, que vestía siempre exactamente igual para no tener que decidir qué ponerse (lo que consideraba obviamente una pérdida de tiempo). Al simplificar su vestuario repitiendo siempre el mismo esquema, se ahorraba muchas pequeñas decisiones diarias.
Claro que quizás te resulta un enfoque extremo y disfrutas de la libertad de vestirte expresando tu identidad, pero la propuesta simplificadora aún es válida: basta con que planifiques la semana por adelantado para ahorrarte valiosos minutos de stress cotidiano. Si lo hacés el sábado podés además agendar el lavado de tu ropa, reparaciones o compras para realizar en la semana, en el momento de tu mayor conveniencia (y no “a las corridas” para tener ese outfit fabuloso que se te antojó para la cena especial que tenés agendada hace 2 semanas).
Además del vestuario, lo otro que podés planificar es tu alimentación. Y si con la ropa le encontraste el beneficio, con la alimentación podés lograr desestresarte de manera exponencial: no sólo anulando la pregunta “¿qué como?” al menos 2 veces por día, sino además diseñando tu ingesta para favorecer su salud y bienestar. Comer mal estresa a tu cuerpito, ya sea que comas tus nutrientes en forma desequilibrada o en horarios muy dispares día tras día. Pero sumale un poroto más al planner semanal de comidas: podés planificar qué ingredientes vas a necesitar y hacer una única compra en vez de salir corriendo al mercadito del barrio sobre la hora de cierre para conseguir ese ingrediente necesario para el plato que acabás de decidir que vas a preparar. Tu economía también te lo agradece.
Complementa tu agenda happimess con la digital.
Para planificar cómo vas a usar tu tiempo, no hay nada como la agenda de papel.
Vas a pensar mejor a la hora de organizar tus actividades, y de priorizar a que le vas a dedicar más tiempo en tu semana. Además lo vas a recordar lo vas a recordar mucho más fácil. Hay múltiples estudios que comprueban como escribir en papel es bueno para tu cerebro!
Pero es cierto que en la agenda digital, es mucho más fácil compartir todos nuestros eventos con otres. Si trabajás en equipo o tenés que compartir tu agenda, sin dudas es muy importante tener una agenda digital.
Por eso te recomendamos complementar ambas. Siempre empezando por tu agenda de papel para organizar tu semana, y luego utilizando el calendario digital para compartir con quienes sea necesario esos eventos y reuniones planificados.Creá un ritual
Para que todo esto suceda, es importante crear hábitos en torno a tu agenda, para que puedas darle un uso consistente. Te recomendamos crear tu propio ritual alrededor del uso de tu agenda, para encontrarte con ella cada mañana y hacer un hábito de la organización de tu tiempo.
Además de programar un momento específico cada mañana, para revisar tu agenda, agregar nuevas notas y tareas, y oh si, tildar todo aquello que ya fue completado, podés elegir un rinconcito especial de tu oficina o de tu casa para hacerlo, usar esa lapicera que tanto te gusta (o resaltadores, o stickers, o todo junto!), ponerte una playlist que disfrutes mucho, una rica infusión que te encante, o lo que se te ocurra!
Puntos extra si lo vinculás con otra tarea que ya esté en tu rutina, esto ayuda mucho a sostener nuevos hábitos. Y si te dejás todo preparado al cerrar el día, para arrancar el día siguiente, acortás el camino para hacerlo sin falta!Time tracking
La clave para hacer listas de tareas que logres cumplir en el tiempo establecido, en verdad, está en conocer muy bien tus tiempos de productividad. Es imposible conocer lo que no medimos, por eso nuestro consejo es que si estás empezando en esto de planificar, midas el tiempo que te lleva realizar cada tarea, para ir aprendiendo cuánto le tenés que asignar en el futuro.
Esto que parece básico, muchas veces es un paso fundamental que nos salteamos.
Podés en tu misma agenda, anotar cuánto tiempo finalmente te llevó realizar la tarea, o también podés utilizar aplicaciones que te ayudan a medir tu tiempo, como toggl.
Inbox Cero
Estar corriendo atrás de cada mail o mensaje nuevo que llega, es una buena fórmula para desgastarnos, y perder el foco de las tareas que teníamos asignadas en nuestra agenda. La metodología de inbox cero propone algunos principios, que nos ayudan a abordar esta tarea tan cotidiana, de una forma más sistemática y eficiente (vale para los mensajes de whatsapp y de cualquier mensajería que tengas que responder también). No te asustes con el nombre, no se trata de tener cero mails en tu bandeja de entrada, sino que propone una metodología enfocada en la relación entre la mente y la bandeja de entrada:
- Designá tiempos preestablecidos para leer y responder mails. Puede ser una o dos veces por día, según tu caudal de mails.
- Clasificá tus correos, este método propone cuatro etiquetas básicas, que relacionan el correo con el tiempo que me llevará resolverlo:
- Eliminar: Elimina los correos que son irrelevantes o que no necesitas conservar.
- Delegar: Si un correo requiere la acción de otra persona, reenvíalo o delega la tarea a la persona adecuada.
- Aplazar: Si un correo requiere una acción futura pero no de inmediato, márcalo como tarea pendiente o prográmalo para una fecha específica en tu calendario.
- Hacer (Responder o Actuar): Si puedes responder un correo en menos de 2 minutos, hazlo de inmediato. Si llevará más tiempo, colócalo en una lista de tareas pendientes para hacerlo en el futuro.
- Básicamente indica que si te toma menos de 2 minutos (eliminar, delegar o responder), lo hagas de inmediato, y si no, lo pongas en tu lista de pendientes.
- Prioriza y organiza: Una vez que hayas aplicado la clasificación, dedicale un tiempo a priorizar y asignarle un tiempo en tu calendario a la lista de pendientes.
- Mantené tu bandeja de entrada limpia: el objetivo es que tu bandeja de entrada esté casi vacía o contenga solo los correos que requieren atención inmediata. Tu agenda happimess puede ayudarte a generar la constancia de este hábito, asignandole un tiempo en tu agenda a diario a repasar tu inbox y tus pendientes!
Técnica Pomodoro
Esta técnica muy simple consiste en dividir tu tiempo en bloques de 25 minutos seguidos de pequeños cortes o recreos de 5 minutos. Luego de 4 ciclos, nos tomamos un descanso más largo de 15-30 minutos. Podés decidir que una tarea va a tener 3 ciclos pomodoro. Pero los intervalos de descanso son obligatorios.
Apunta a que entrenemos nuestra mente a enfocar de a bloques de tiempo, y ayuda a combatir distracciones. La propuesta es que durante esos 25 minutos solo enfoquemos en una tarea, esto significa nada de notificaciones, mails, mensajes, redes sociales, llamadas telefónicas, ni ninguna otra distracción que pueda surgir.
La técnica pomodoro por su simpleza, es una gran aliada para evitar la procrastinación y ayudar a quienes quieran recuperar el control de su tiempo.
Dato de color, se llama Pomodoro en honor al timer de cocina con forma de tomate que utilizaba su creador Francesco Cirillo.
Técnica de Ritmos Ultradianos
Seguramente escuchaste hablar del ritmo circadiano de 24 hs. en relación a la importancia de dejar las pantallas y luces azules unas horas antes de dormir, para que tu cuerpo sepa que es hora de descansar (algo clave para tu productividad, ese buen descanso).
También tenemos otros irtmos más cortos, llamados ultradianos, que nos puede ayudar a optimizar nuestros tiempos productivos cuando estamos despiertos. La lógica de esta técnica es aprovechar los intervalos en los que nuestra energía sube y baja para desarrollar el mayor trabajo posible al seguir su corriente natural.
Un investigado del sueño, Nathaniel Kleitman, descubrió que tenemos ritmos de alerta y descanso que duran entre 90 y 120 minutos. Esta técnica se trata de trabajar en función de estos ritmos naturales. Toma una tarea, y asignar entre 60 y 90 minutos para realizarla. La clave es escuchar a tu cuerpo. Cuando notes que tu concentración o energía empiezan a disminuir, es señal de que llegaste a un punto bajo del ritmo ultradiano, dale a tu cuerpo una pausa de 20 a 30 minutos (si es afuera de las redes sociales y del scrolleo infinito, mejor).
Aunque al principio nos parezca muy difícil adaptarnos a este periodo más largo de concentración, podemos lograr alinearnos en poco tiempo con nuestros ritmos naturales.
