¿Te comprometiste a ser la sede oficial de la hinchada para el próximo partido? ¿Te toca organizar la fiesta de la oficina? ¿Este año las fiestas la pasan en tu casa? No desesperes, venimos a combatir el estrés con un checklist, ideas y montones de links. Vas a querer “favoritear” esta nota.
Llegó el mes más social del año (y el AntiSocial Social Club ya está planeando las represalias desde ese rincón del mundo al cual se exiliaron a la primera invitación formal). Casamientos, fiestas de fin de año de oficinas, la Navidad, Año Nuevo y en el medio los partidos del Mundial, que también convocan. Si te toca ir, golazo: qué más queremos que divertirnos fuerte y ser agasajada/os. Si te toca anfitrionar… *cerramos los ojos y palmadita en la espalda*. Estamos con vos.
Con el auspicio de nuestras lunas virginianas (que abundan en este equipo) hemos compilado ideas y muchos links para ayudarte a resolver con estilo, economía de recursos y menos estrés. Vamos por categorías:
Checklist Ambientación (2 o 3 semanas antes del evento)
1. Hacé inventorio de lo que necesitás para servir comida y bebidas
Si son un real montón puede que te falten algunos vasos. Una solución es alquilar: hay empresas que tienen cotizadores online para que calcules por unidad. También podés alquilar ecovasos (en Qero el mínimo es 200) o si arrancás con tiempo suficiente, aprovechar para hacerte unos personalizados y repartirlos como souvenir (desde 25 unidades). ¿Y el mobilario? Depende del lugar, del tipo de fiesta y lo que quieras que pase, pero te aseguramos por experiencia propia que no necesitás alquilar un living de cuerina a menos que cuentes entre tus invitados a personas mayores o con problemas de movilidad. Diseñá a favor de lo que ya tenés.
2. Seteá el mood
Pensá en algún lugar o fiesta similar a lo que querés lograr, en la que te hayas sentido súper bien. ¿Podés recordar cómo estaba ambientado? Pensá especialmente en la iluminación. Las luces influyen mucho en el clima: si son muy bajas proponen intimidad, si son altas generan más actividad y movimiento. Tu encuentro puede tener también distintos momentos, sobretodo si arranca al atardecer y contás con espacio al aire libre. Hoy hay muchísimos recursos de iluminación con luces LED que tienen un costo relativamente bajo y vienen en formatos muy originales, como estas luces que caen en tiras, ideales para decorar un gran árbol. También son geniales las luces tipo kermesse, que ahora vienen preparadísimas para exterior.
3. La música también es ambientación
La protagonista tácita de cualquier evento, como marca mucho el clima lo mejor es que dividas el evento en momentos y piensen que es lo que querés que suceda: ¿aflojar charlas? ¿Suavizar el ruido de los cubiertos cuando todos se sientan a comer? ¿Romper el vacío en la pista de baile? Hacete listas con estas diferentes intenciones y no te olvides de verificar que el volumen del sonido sea el adecuado para cada situación. Nadie sale a romper una pista si la música no se adueña del tiempo-espacio con total autoridad. No escatimes en parlantes. Obviamente, también podés alquilar (siempre pedí al menos 3 presupuestos).
Te dejamos acá una lista para bailarse todo, que sonó en la fiesta de 15 de Monoblock:
4. El “photo opportunity”
La moda es que todo pase por las redes sociales pero la contratendencia es “teléfonos out”: se dejan en la entrada en un guardateléfonos y se prohíbe compartir. Claro que eso depende de cómo quieras que se recuerde tu fiesta. Si querés montar un rincón para la foto, te tiramos este tip: la cortina shiny. Es muy fácil de montar y te armás un fondo en un minuto.
5. Cuidar a los invitados
Para que las fiestas se recuerden con alegría, los invitados deben sentirse seguros en todo momento. Algunas ideas: muchas estaciones de autoservicio de agua para mantenerlos hidratados, algún recordatorio sonoro que invite a tomar agua a cada hora, quitamanchas en el baño y mini kit de costura para accidentes de vestuario, antiácidos y analgésicos a demanda, coordinar los traslados de llegada y salida, agrupando invitados por zona con un servicio tipo Cabify.
6. Limpieza
Parece una obviedad pero no te dejes la tarea de limpiar el espacio para el último día. Arrancá con tiempo (2 o 3 días antes) con pequeñas tareas y dejá lo más sensible (baños) para una repasadita final la mañana del encuentro. Si podés delegar la tarea de la limpieza final o al menos postegarla hasta el día siguiente, tanto mejor. Anfitrionar requiere mucha energía y buen humor, lo cual no suele ir de la mano con el detergente.
Checklist comida y bebida (mínimo 2 semanas antes del evento)
1. Diseñá un menú acorde al estilo de la reunión y a tus invitados
Si hay algo que nos preocupa a los latinos, es que la gente se quede con hambre. Pero en nuestra experiencia, son más las veces que sobra comida que las que falta. Y tengamos presente que los residuos de comida son un problema ambiental muy importante, que se puede controlar con planificación. ¿Las claves? Si contás con una lista de invitados súper confirmada, hacé un cálculo por persona en gramos de comida. Es bastante infalible la regla del medio kilo, que deberás sumar entre todo lo que se consuma “salado”. ¿En unidades? 12 a 15 bocados, que pueden ser aperitivos o el tamaño de un plato. Los postres se contabilizan aparte, por unidad. Si se trata de un almuerzo es posible que se coma más que si es un evento de noche, más aún si después hay baile o entretenimiento.
¿Un plato o una picada? Pensalo así: en general preparar un único plato es más económico que crear una picada con diversos aperitivos, pero requiere el uso de mesa, platos y cubiertos mientras que la picada se resuelve con servilletas. La picada invita a moverse, la cena formal no. ¿Hay intermedios? Bueno, en el casamiento de Vik (¡hace 10 años!) el menú fue un bandejeo de recepción (sin estaciones, solo bandejas) y el plato principal fuer un sánguche gourmet a elección, acompañado de más dips y acompañamientos sobre la mesa. Sí, así cómo lo escuchás: sánguches en un casamiento. Fue una opción muy descontracturante, que se acompañó con una disposición de las mesas por entonces peculiar: mesa larga “a la italiana”, ambientada con mantel a cuadros e individuales ilustrados de papel.
¿Y si no sabés cuánta gente exactamente viene? Optá por snacks (nuestro fav es el pochoclo salado y picante de Nutriveg, camino de ida) y comida que puedas congelar fácil, como chipa y empanadas.
¿Y si tenés un lío bárbaro de veganos, celíacos e intolerantes a la lactosa? Es el nuevo estado del arte del catering: tener que resolver todas las restricciones alimentarias en un menú. Y se puede, pero tendrás que tomarte en serio los recaudos para evitar la contaminación cruzada. Una forma de hacerlo es contratar las comidas especiales por separado y mantenerlas envueltas hasta que llegan a la mesa (acá amamos la propuesta vegana y sin tacc de LetitV, sus tortas nos vienen salvando los cumples en familia). Si las restricciones no son tan serias, podés buscar opciones para todos y desplegarlas en la misma mesa. Eso sí, hacete unos cartelitos que digan qué es qué, para no tener a los invitados jugando a Sherlock Holmes para identificar si le pusieron manteca a la pastita de zanahoria. Las chicas de Ancestral compartieron hace poquito una picadita vegano friendly que te la dejamos de disparador:
2. Definí qué delegás y qué vas a preparar por tu cuenta
A menos que te encante cocinar y puedas delegar otras cuestiones de la fiesta, y en especial si el número de invitados es elevado, lo más sano para vos es delegar la preparación de la comida. Hay muchas opciones: desde pedirle a los invitados que traigan todos algo para compartir (pero te sugerimos que des instrucciones precisas de qué, los invitados también agradecen que no les sumes la carga mental de tener que pensar qué), hasta contratar un catering. Los hay gigantes y los hay más pequeños (les dejamos el que hizo el menú del casamiento de Vik). Y siempre están las confiterías de barrio, salvadoras.
3. La barra
En Bartender de Entrecasa (la biblia coctelera de los anfitriones exigentes), Fede Cuco tira algunos tips: comprar mucho hielo (mejor que sobre), preparar ponches en jarra para que la gente se sirva un rico cóctel (o mocktail) directamente (si tenés el libro, tenés varias recetas de jarras en la página 100) y armar una barra de autoservicio para que los invitados se diviertan armando sus propios tragos. Si optás por este camino, podés armarla con las botellas que tengas en tu casa y buscar las recetas de cócteles que se pueden armar con lo que tenés, sumando jugos o algunas pocas botellas más. Podés pedirle a los invitados que colaboren con las botellas que te faltan. Calculá 1 botella de espirituosas cada 3 o 4 personas (siempre va a sobrar un poquito si hay varias opciones).
Si no te querés complicar con una barra, podés optar por bebidas en lata (se enfrían fácilmente y son reciclables). En verano, para que el hielo que usás para refrigerar bebidas dure más, hacele una “cama” con sal gruesa. Acá amamos el vermut en lata de Valientes y las kombuchas de Bunji. Ojo: aunque vengan en lata, vas a necesitar vasos para servirlas. Si vas con cerveza o vermut, calculá 2 latas por persona.
Si estás para vinitos o brindar con espumantes, la recomendación es que calcules 2 copas o medio litro de vino en total por persona, especialmente si la fiesta se extiende por más de 3 horas. Se calcula que se toman 2 a 3 bebidas por hora, lo ideal es que al menos una de esas sea un buen vaso de agua.
4. Hacé la lista de compras y shop smart señorita
La otra regla de oro dice que si comprás por internet y al por mayor, seguramente consigas mejores precios que “pateando la calle” (y con este calor, ¿quién quiere salir?). Hoy es tanto más fácil hacer una mega compra en MercadoLibre, en las tiendas online de comercios especializados en bebidas o en comida natural, en mayoristas de alimentos o en las páginas de las mismas marcas.
Checklist Entretenimiento (idealmente, 2 semanas antes de la fiesta)
1. Música en vivo (bandas o karaoke)
Si tu fiesta pretende ser un fiestón, entonces ya pasamos al siguiente nivel del entretenimiento: el show. Y para una fiesta no hay mejor match que la música en vivo: es una forma de apoyar a artistas emergentes, generar un momento memorable y marcar el ambiente a través del ritmo convocado. Hay muchísimos artistas disponibles y al alcance del bolsillo. ¿Cómo encontrarlos? Podés preguntar en bares donde sabés que hay shows en vivo, en escuelas de música, a amiguis de esos que tienen amiguis en el rubro y estar “con las orejas paradas” para registrar lo que aparece en las redes y en las esquinas del barrio de Palermo. En la fiesta de los 15 años de Monoblock tocaron Niño Etc, Anita Perfetto y DJ Andina. Amor por todos ellos.
Si querés una opción más interactiva, podés organizarte un karaoke. Necesitás un micrófono y amplificador (la versión mínima es el micrófono de juguete), porque es lo que termina de armar la escena. Por otra parte, una compu (conectada al parlante) desde donde reproducir los videos subtitulados con las letras de las canciones. El canal de KaraFun en YouTube tiene cientos de temas.
2. Pequeños juegos de mesa
Si tu fiesta es más íntima y querés generar complicidad, los pequeños juegos de mesa son un recurso genial, especialmente cuando los invitados se conocen bien. Funciona súper para fiestas de oficina. Podés optar por el clásico Yenga, un Pictionary o crear tarjetas para un Dígalo con Mímica. Si hay premios interesantes (o sorpresa) para los participantes, hay participación asegurada.
3. Carnaval DIY
Te regalamos esta i-de-a-za súper convocante y facilísima: un carnaval DIY (do-it-yourself o hazlo tu misma). En vez de comprar cotillón (carísimo, de plástico), comprá cartulinas flúo, elástico redondo y unos marcadores. Podés usar algún antifaz de cartón viejito para hacer un molde en cartón o diseñarte uno propio: cortá las cartulinas con las formas de los antifaces (o por lo menos dales un marco y los agujeritos de los ojos resueltos). Te recomendamos hacerlo con cutter o bisturí y tijera. Colocá el elástico con grampitas o ganchitos de metal. Armá una mesa con los antifaces, stickers flúo (de los que se usan para escribir precios), tijeras y marcadores negros. Invitá a la concurrencia a crear su propio antifaz a partir del molde y los elementos disponibles. Para que el efecto flúo sea total vas a necesitar luces negras. Hoy se consiguen también en formato LED.
4. Random Secret Santa
Si te toca organizar una fiesta de Navidad, el tema de intercambiar regalos puede ser un problema. Que quién le regala a quién, que cuántos regalos, que de qué monto. Una forma de resolverlo es el Random Secret Santa: al clásico juego del amigo invisible le sacamos la parte del sorteo. Se establece un rango de valor del regalo y se le pide a los invitados que traigan el regalo envuelto adentro de una caja de cartón o una bolsa de basura negra opaca (funciona mejor con cajas todas del mismo tamaño, porque realmente es imposible saber qué hay adentro). También podés dejar una pila de cajas de cartón o un rollo de bolsas en la puerta con la instrucción expresa de ingresar con el regalo en modo “incógnito”. Se arma una pila de regalos y a la hora de repartirlos, se reparten números para dar un orden. Quien tenga el número 1 elige primero de toda la pila qué caja o bolsa se va a quedar, y frente a toda la audiencia descubre su regalo. Obviamente, tiene que adivinar quién lo eligió. Siguen todos los invitados por orden hasta finalizar la ceremonia de entrega.
5. Cata
Si la fiesta es más íntima, otra opción de entretenimiento es organizar una cata de vinos (por supuesto, todos tus invitados tienen que tomar alcohol y disfrutar del vino como experiencia cultural para que esto tenga sentido). No necesitás un montón de etiquetas, pero hay una forma de conducir una cata para que todos los participantes puedan aprender de la experiencia. Se necesita además contar con buena información sobre las bodegas y los vinos: se nos ocurre que las chicas del Atelier del Vino te van a poder asesorar.
Último checklist: Anfitrionar, diva style (mínimo 2 semanas antes)
1. Repartí tareas y no te dejes para último momento
Planeaste todo todo todito… menos quién anfitriona. Y la verdad es que todo evento necesita de alguien que lo conduzca, que le dé estructura y dirección, que sea “la columna vertebral”. Si el evento es numeroso, más que una persona vas a necesitar un equipo, bien dirigido. No dejes esto para último momento, asegurate que las personas tienen claro qué tienen que hacer, desde qué hora a qué hora y qué se espera de ellas en el caso de imprevistos.
Si te toca ser quien sostenga el ritmo, tratá de tomarte el día con calma y no estar corriendo hasta el último minuto. Si sabés que tendés a postergarte y llegás a último minuto sintiéndote agotada y mal preparada, agendate ya una tarde en un spa de manos, peluquería, maquilladora o lo que te haga frenar y sentirte a tono con el espíritu del festejo. Armate una agenda del evento y seteá alarmas en tu teléfono para que te marquen el ritmo, así te podés relajar en una charla y disfrutar.
2. Dress to impress
Quien anfitriona marca la cancha con su estilo personal, no hay forma de pasar desapercibida. Esto no significa que hay que vestirse de gala o invertir más que cualquier invitado en vestuario: lo que nos dice es que así como cuidamos la ambientación para que signifique algo, podemos pensar en la ropa como otro medio para comunicar el espíritu que le queremos dar al encuentro. El color es “la” clave al servicio de esta tarea: no es lo mismo un sobrio vestido negro que un inmaculado blanco o un sexy rojo. No es lo mismo vestirse de un solo color que optar por un estampado. No solo predispone nuestro humor, también le cuenta al resto cómo nos estamos parando hoy (de más está decir que lo que el resto haga con esta información nunca puede derivar en un comportamiento irrespetuoso).
Si no querés gastar una fortuna en un vestido de gala que vas a usar una sola vez, la opción hoy es alquilar o revisar las perchas de ropa de segunda mano. O también podés optar por hacerle lero-lero a la tendencia de lentejuelas (que no son, por cierto, amigas del calor infernal del verano) y optar por vestidos estampados que se ven diferentes, festivos y tienen más usos garantizados. Nuestro fav, obviamente, es el vestido corto de la última colección Happimess para Ver.
3. Invitá con estilo
Hoy se usa invitar con un flyer. Podés hacer uno facilísimo con los templates de Canva. Incluso si el diseño gráfico no es lo tuyo. Lo importante es marcar el calendario lo antes posible: podés arrancar anticipando la invitación con un mensajito más personal y hacer 1 o 2 recordatorios, el último el día anterior al evento.
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